正しいEメールの書き方

Webニュースを見ていたら、正しいEメールの書き方というコラムがあり、なつかしくなった。Eメールが使用され始めたころは、このようなコラムは良くあったし、インターネット上のエチケットとして「ネチケット」という言葉が流行ったこともあったなあ。

内容は、ビジネスマナーについてのことであった。以前のEメールの書き方では「TO、CC、BCC」の違いや「テキスト形式」「HTML形式」の違いや使い分けについての記述であったが、今回のはそのようなものとはアプローチが違っていた。まあ、今の時代さすがにそれではないだろうとは思っていたが。。。内容は、ビジネスマナーとして当然のことではあるが、実践されていないことも多い。特に、宛先名表示と件名については、ほとんど実践されていない。

上記の記述のアンダーバーの部分であるが、ほとんどのメーラーで返信についても表示名を変更できるので、そこで変更することがよいと思う。どうしても表示名を変更できない場合は、宛先から一旦削除しておいて、登録済みのアドレス帳から検索して追加こともできる。

件名については、変更するのがマナーではあるが、該当のメールを検索機能等でグルーピングする場合、件名を変更されてしまうと履歴が追いにくいという欠点がある。メールにおける利便性とマナーについてのトレードオフではあるので難しいところだが、個人的には件名には名前よりも要件を簡潔に入れるべきであると思っている。相手から送られてきたメールへの返信の場合は仕方がない場合もあるが、マナーと合わせてメールの利便性も考えたいところである。

以上のようなビジネスマナーは、コラムにもあるとおりメールはラフなことも多いため、実践されなくても大きなクレームにはつながらないと思われるが、ビジネスマナーに気をつけている人からは、経験上いい印象を持たれることも多い。

改めてメールの利用方法を考えさせられたコラムであった。